近年、企業経営における透明性の確保、信頼性の維持が益々重要となってきています。
そのため、グローバルな視点での内部統制を強化に取り組む企業が増えて来ております。一方、統制要件の強化に伴う業務量の増加や管理の複雑化、ローカル社員への徹底など、現地駐在員が日々の対応に苦慮されているケースも多く見受けられます。
本ブログ記事では、企業が抱えている一般的な課題を例に、統制要件への対応や監査基準の順守、業務全体の効率化を同時に実現する、Dynamics 365の機能をご紹介します。
課題1：手作業による書類処理
見積書や契約書、検収書などの書類を各担当者が紙で管理している場合、文書の証跡をたどることが困難となり、原本の情報収集確認に遅延が生じたり、最悪の場合紛失する可能性があります。 このような問題は会計監査時だけではなく、顧客や取引先との信頼関係にも大きな影響を与えるため、体系的かつ可視的な管理が求められます。
ソリューション：単一システムによる情報の一元管理
Dynamics 365ではデータが一元管理されているため、すべての部門がリアルタイムデータを横串で共有することが出来ます。これにより、部門間におけるデータの不一致を排除し、属人的な情報管理を防ぐことが可能となります。
例えば、経理業務と販売・購買業務が異なるシステムで管理されている場合、経理システム側から元情報（受注情報、発注情報など）を容易に確認することが難しく、情報の照合や証跡の特定に時間がかかることがあります。
その点、Dynamics 365のように、すべての業務が1つのシステムで一元管理されていれば、仕訳情報から発生元情報まで追跡（ドリルダウン）することが可能です。それにより、 経理担当者は、販売・購買などのオーダー詳細や入力者の情報まで、容易に確認することが出来ます。や入力者の情報まで、容易に確認することが出来ます。
また、Dynamics 365では、各注文ごとに署名済みの見積書、契約書、領収検収書などのドキュメントを添付することができます。これにより、監査時の証跡の収集・確認作業を素早く行うことができます。
それと同時に契約書が添付されていないと受注が完了しない、検収書類がないと売上が立てられないといった制限を設けることで、管理をより強化することも可能です。
課題2：標準化された社内申請・承認手続きの欠如
海外現地法人における統制上の課題として、以下のような業務プロセスの欠如が挙げられます。 ・社内申請・承認のための標準化された手順がない ・承認ルールはあっても、メールや紙で管理されており、承認履歴の管理が煩雑になっている企業が多くいます 特に米国では、現地従業員へのコンプライアンスが徹底されていないことも多く、実際に使用されているかわからない備品を購入してしまう、与信を超えた顧客取引を行ってしまう、といったトラブルも多く、未然に防ぐ仕組み作りが求められます。
ソリューション ：ワークフロー機能を活用したプロセスの標準化
Dynamics 365には、承認プロセスなどをサポートするワークフロー機能が搭載されています。
ワークフロー機能を活用することで、例えば、一定金額以上の見積りは営業マネージャーの承認がなければ顧客提示出来ない、購買部門長の承認がなければ購買オーダーを立てられない、といった仕組みを構築することも出来ます。また、承認・却下などの履歴がこのることから、感じにはテク亭の記録に用意に アクセスでき、ユーザが規定されたルールに従っているかを事後にチェックすることも可能となります。
さらに、Dynamics 365で構築したワークフローや統制機能を「テンプレート」として横展開することで、海外拠点やグループ会社も含めた統制強化を実現することが出来ます。文化や商習慣、社員の仕事観が異なる海外現地法人においても、Dynamics 365を導入することで標準化された業務やガイドラインを徹底することができ、人為的ミスの削減、業務・経営データの可視化、監査関連業務の軽減など、多くのメリットが期待できます。
まとめ
Microsoft Dynamics 365には、内部統制の強化や監査プロセスの合理化を実現するための豊富な機能が備わっているため、本社要件への対応のみならず、顧客や取引先との信頼性強化を目指す企業にとって、強い味方となります。常にビジネス環境が’変化し続ける中、Dynamics 365 のようなソリューションを導入することは、市場での優位性を確保するためにも、不可欠となるでしょう。
より内部統制の強化や監査プロセスを合理化する準備はできていますか？
